事业单位考试备考资料:计算机知识(文字处理软件World)

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　　Word是现代化办公不可缺少的文字处理应用程序。在安徽省事业单位招聘考试中考察各种Word的具体操作。主要包括：行、段的选择操作，常用的快捷键等的基本操作;菜单中常用命令的使用;对某个文段执行某种操作的最终结果的判断等。

　　一、Word的启动和退出

　　Word的启动方法如下：单击屏幕底部任务栏中的“开始”按钮，将鼠标指针指向菜单中的“程序”项，再单击“程序”菜单中的Microsoft Word即可。

　　另外，还可以在“程序”菜单中指向“附件”项，单击“Windows程序管理器”，双击任一Word文档的图标，就能够在启动Word的同时打开该文件。

　　当用户完成操作后，需要退出Word时，可选取“文件”下拉菜单中的“退出”命令，或单击位于Word窗口右上角的“关闭”按钮，也可使用组合键Alt+F4。若对文档进行过编辑修改而没有保存，Word将显示一个信息警告框，询问用户是否保存更改后的内容。单击“是”按钮，Word将保存修改后的文档，然后退出;单击“否”按钮，不保存所做的修改，直接退出;单击“取消”按钮，则继续在Word中，既不保存文档也不退出。

　　二、Word窗口的组成

　　启动Word后，屏幕显示的是它的工作窗口，同时打开一个名为“文档1”的空白文档，如图2。

　　1、标题栏

　　标题栏位于窗口的最上端，左边依次为控制菜单按钮、文档名称和程序名称，右边依次为窗口最小化按钮、最大化/还原按钮和关闭按钮。单击控制菜单按钮可改变Word应用程序窗口的大小，或移动、恢复、最小化、最大化及关闭窗口。双击此按钮将退出Word。

　　2、菜单栏

　　菜单栏位于标题栏的下方，其中包含了所有的命令菜单项。单击每个菜单项都可以打开一个下拉式菜单，菜单中列出了相关的命令项，单击命令项即可进行相应的操作。有的命令项右边还有右箭头，单击箭头可进入下一层菜单。若在下拉式菜单的下方有一个下箭头，单击箭头或等待片刻，菜单中会出现更多的命令项。

　　3、工具栏

　　工具栏位于菜单栏下方。Word将常用的菜单命令制成工具按钮列在工具栏中，单击这些按钮即可实现相应的操作，这样比在菜单栏中寻找命令项更方便快捷。通常，在Word窗口中显示的是“常用”工具栏和“格式”工具栏，如图3所示。“常用”工具栏主要是用于处理和编辑文档。“格式”工具栏主要用于对字符和段落进行格式编排。将光标在工具按钮上停留片刻，旁边将会显示该按钮的功能名称。

　　

 

　　图3“常用”工具栏与“格式”工具栏

　　4、标尺

　　标尺是Word用来精确定位的工具，可快速改变边界和缩进情况。水平标尺上有3个游标，上面的游标表示段落第一行的起始位置，下面左边的游标表示段落其它行或所有行的起始位置，右边的游标表示段落所有行的右边界。

　　5、工作区

　　工作区是指窗口中间的空白处，是用户输入和编辑文本、绘制图形、引入图片的地方。光标进入工作区会变成“I”形。工作区中闪烁的竖条代表插入点，指示下一个键入字符的位置;一个弯曲的箭头为回车标记，代表段落结束。

　　6、滚动条

　　单击垂直或水平滚动条，或拖动滚动条中的方块，可调整文档的显示部分。

　　7、视图按钮

　　在水平滚动条的左端有4个按钮：普通视图、Web版式视图、页面视图和大纲视图。利用这4个按钮可切换文档显示的方式。

　　8、状态栏

　　状态栏位于Word窗口的最下方，用来显示插入点所在页的一些附加信息。

　　三、Word基本操作

　　1、工具栏的使用

　　工具栏为一组命令按钮的集合。一些常用命令可通过单击工具栏上的按钮快速执行，从而节省从菜单选取命令的时间。Word提供了多种工具栏，选择下拉式菜单“视图”中的“工具栏”，可以看到它们的选项列表。选项名称前有标记的为打开状态的工具栏，单击工具栏名称可将它打开或关闭。

　　“常用”工具栏：包含了建立、保存、打开文档及文档处理、打印中经常使用的按钮。“格式”工具栏：包含了字符格式化、段落对齐方式、编号等按钮。“表格和边框”工具栏：包含了制作和设置表格的按钮。“绘图”工具栏：包含了在文档中绘制、填充、整理图形的按钮。“符号栏”工具栏：包含了一些编辑文档时需要的常用符号。

　　2、对话框是人机交流的一种重要方式，用户可在其中进行多种形式的设置。

　　其中包括：

　　(1) 选项卡：许多Windows或基于Windows的应用程序的对话框中都包含有多个选项卡，各个选项卡中包含了不同类别的选项，单击对应的选项卡标签即可进行切换。例如“字体”对话框中包含了“字体”、“字符间距”和“文字效果”等3个选项卡。

　　(2) 下拉列表：单击方框右端的下三角图标，将出现一个选项列表，必要时可拖动滚动条进行浏览并单击所需的选项。

　　(3) 单选按钮：在一组单选按钮中用户只能选择其一，因为这些选项的内容是互斥的。其形状为圆形的空心按钮，单击按钮或其后的选项名，被选中的按钮中出现一个黑圆点。若再单击其它选项，原来被选中的选项自动取消。

　　(4) 复选框：在一组复选框中，用户可根据需要任意选取多项内容，单击复选框或其后的选项名可在选取和取消之间进行切换。

　　(5) 文本框：单击矩形方框，框中出现闪烁的插入指针，即可从键盘输入文本。

　　(6) 输入框：可直接在输入框中输入数字，也可通过右端的微调按钮进行增减。

　　(7) 命令按钮：指标有命令的矩形按钮，如确定、取消、关闭等。单击这些按钮将执行相应的操作。

　　3、如何选定文本和图形

　　在处理文本、图形等对象前，必须先选定它们，然后再进行编辑操作。最简单的方法是用鼠标来点击或拖动，如表1所示。

　　选 定操 作

　　数个连续字符按住鼠标左键并以拖动方式经过这些字符

　　单词/汉字双击该处

　　图形单击该图形

　　一行文本单击该行左边的选定栏

　　句子按住Ctrl键，单击该句中的任一位置

　　一个段落双击该段落左边的选定栏，或三击该段落中的任一位置

　　整个文档三击选定栏

　　表1 使用鼠标的选定操作

　　用键盘组合键也可实现这些操作，这里不作赘述。若要取消选定状态，可在文档窗口中用鼠标单击或按任一箭头键。

　　4、如何查找和替换文本

　　当用户需要对文档中的字符进行检查和修改时，利用“查找”和“替换”命令可使这项工作轻而易举地完成。

　　查找操作的步骤如下：

　　① 选择“编辑”下拉式菜单中的“查找…”命令，或使用快捷键Ctrl+F，打开“查找和替换”对话框。

　　② 在“查找内容”文本框中键入要查找的内容，如果需要，还可单击“高级”按钮，打开扩展对话框。

　　③ 在扩展对话框中设置查找条件：“查找内容”文本框：最多可输入255个字符。“搜索范围”文本框：设定搜索的方向为从光标位置向上、向下或是在全文档内查找。

　　④ 单击“查找下一处”按钮开始执行查找。查找到指定内容后，Word将其反白加亮显示。单击文档窗口的任意位置可切换到当前文档中。只要没有搜索完全部指定范围，用户可继续单击“查找下一处”按钮进行查找，也可以单击“取消”按钮中止查找，还可以单击“替换”选项卡，进行替换操作。

　　替换操作的步骤如下：

　　① 选择“编辑”下拉式菜单中的“替换”命令，打开“查找和替换”对话框。

　　② 在“查找内容”文本框中输入需要被替换的内容，在“替换为”文本框中输入新内容。如需要，还可单击“高级”按钮，在扩展对话框中设定条件。

　　③ 单击“替换”按钮，逐个进行替换。单击“全部替换”按钮，替换搜索范围内所有满足条件的内容。

　　四、Word排版

　　1、字符格式的设置

　　字符的格式包括字体、字号、字形及颜色等。在用户输入新文档时，字符是以Word默认的格式显示的。若要得到不同的视觉效果，则需对字符进行格式化的设定。格式化字符最快捷的方法是使用工具栏上的工具按钮，如加粗(B)、斜体(I)、下划线、字符边框、字符底纹、字符比例及“字体”列表框、“字号”列表框等。

　　格式化字符还可以选择“格式”下拉式菜单中的“字体…”命令，打开“字体”对话框，包含“字体”、“字符间距”和“文字效果”等3个选项卡。

　　通过设置选项可改变所选文本的字体、字形、字号及颜色，指定是否带下划线、着重号，还可设置一些特殊的字形效果。更改设置后的效果可以在预览框中预览。“字符间距”选项卡中，用户还可对字距、位置和字符的横向比例进行调整。

　　2、段落格式设置

　　每当用户在编辑文档的过程中按Enter键后，便在文档中插入了一个段落标记。段落标记不仅用于标记一个段落的结束，也是上下两段的分界。对于段落的各种设置都保存在段落标记中。在移动或复制一个段落时，如需保留段落格式，则一定要包括它的段落标记。若删除某个段落标记，则该段落与其下一个段落合成为一个段落。

　　(1)段落缩进

　　Word有几种段落缩进的方法，包括使用标尺、“格式”工具栏、“段落”对话框及快捷键。段落缩进最方便的方法是使用水平标尺。标尺的显示由“视图”下拉式菜单的“标尺”命令来控制，选中后将出现水平标尺和竖直标尺。在水平标尺上有3个游标，包括4个标记符，分别为“左缩进”、“右缩进”、“悬挂缩进”和“首行缩进”。

　　段落缩进的操作步骤为：

　　① 将插入点置于需设置段落缩进的段落中。

　　② 如设置首行缩进，将“首行缩进”标记拖动到要缩进的位置。

　　③ 如设置段落中除第一行外的其它行左缩进，可拖动“悬挂缩进”标记。

　　④ 如设置整个段落的左缩进，可拖动“左缩进”标记。

　　⑤ 如设置整个段落的右缩进，可拖动“右缩进”标记。

　　(2)段落间距与行距

　　用户可以根据需要对段落的间距和行距进行调整。段落间距分为段前间距和段后间距，是指该段落与其前后段落之间的距离。段落行距是指段落中各行之间的距离。对它们的设置可在如图10所示的“段落”对话框中完成。具体操作步骤为：

　　① 单击鼠标将插入点放置在需要调整的段落中。

　　② 选择“格式”菜单栏中的“段落”命令，在“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡。

　　③ 在“段前”或“段后”输入框中输入数据或单击微调箭头，可以在预览框中观察效果。

　　④ 单击“行距”列表框右端的下箭头，选取所需的设置，并通过预览窗查看;

　　⑤ 单击“确定”按钮。

　　段落行距还可通过“其他格式”工具栏进行调整，即选择“视图”下拉式菜单中的“工具栏”命令，并从中选择“其他格式”工具栏。在“缩进和间距”选项卡中，用户可指定插入点所在段落的水平对齐方式：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。

　　(3)首字下沉

　　在报刊、杂志上，常看到文章开始的首字或字母会放大数倍，以便于阅读。Word能够轻松地完成这种设置。其操作步骤为：

　　① 将插入点置于需要首字下沉的段落，选定段首的单字或字母。

　　② 选择“格式”下拉式菜单中的“首字下沉”命令，出现如图11所示的“首字下沉”对话框。

　　③ 在“位置”标题下选取所需的下沉形式，在“字体”列表框中选择首字下沉的字体，并输入首字下沉的字符行数和与正文之间的距离。

　　④ 单击“确定”按钮。

　　(4)边框和底纹

　　有时为了突出部分文字的重要性，或使文档页面更加美观，可在文字、表格(或图形)上加上边框和底纹，并可制作阴影效果。其操作步骤为：

　　① 选取需要添加边框的段落或文本。

　　② 选取“格式”下拉式菜单中的“边框和底纹”命令，在出现的“边框和底纹”对话框中选择“边框”选项卡，如图5.32所示。

　　③ 在“线型”、“颜色”、“宽度”列表框中分别选取需要的内容。

　　④ 在“设置”标题下选择希望的边框类型，其效果将在预览栏中显示。

　　⑤ 单击“确定”按钮。

　　在“边框和底纹”对话框中选择“底纹”可给文本、表格加上底纹，但图形无法加底纹。

　　3、版面设置

　　(1)页面设置

　　使用Word制作的文档最终要通过打印机打印出来。页面设置就是要设置纸张的尺寸、方向、来源，调整页边距，以及添加行号等。

　　设置纸张的操作步骤如下：

　　① 选择“文件”下拉式菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，并从中选择“纸型”选项卡，如图5.33所示。

　　② 在“纸型”列表框中选取常用的纸型参数，也可以通过“宽度”和“高度”输入框键入或微调纸张大小。

　　③ 在“方向”标题下选择页面的方向(纵向或横向)。

　　④ 在“应用于”列表框中选择设置文档的范围。

　　⑤ 预览设置结果，单击“确定”按钮。

　　页边距是指文档中的文字和纸张边线之间的距离，Word只打印在页边距设定范围内的文字。通过标尺可以快速调整页边距，但当需要精确设定距离值，或需设定装订线的位置或对称页边距时，必须使用“页面设置”命令。其操作步骤如下：

　　① 在“页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，如图12所示。

　　② 在“上”、“下”、“左”、“右”文本框中分别键入所需数值。

　　③ 在“距边界”下的“页眉”与“页脚”微调框中输入页眉与页脚距离纸边的距离。

　　④ 在“装订线位置”下选择“顶端”或“左侧”。

　　⑤ 在“应用于”列表框中选择设置页边距的文档范围。

　　⑥ 预览设置结果，单击“确定”按钮。

　　(2)设置页码

　　在Word中设置页码有两种方法：一是使用“插入”菜单中的“页码”命令;二是使用“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。一般情况下可使用第一种方法，只有在下列情况下才使用第二种方法：除页码外还需显示其它内容，或奇数页与偶数页的页码位置不同。使用“页码”命令设置页码的操作步骤如下：

　　(3)设置页眉与页脚

　　页眉就是在一些书刊、杂志中可以看到每页上方有一些说明文字或页码，在每页下方的说明文字或页码称为页脚。页眉和页脚的内容可以是文字、日期、时间、页码或图形对象。Word还提供了奇、偶页不同的页眉和页脚设定功能，使用户能制作出富有变化的文档版面。

　　(4)分页

　　建立文档时，Word根据所设定的页型、页边距值及字体大小等进行自动分页。在特殊需要下，用户也可强制分页，即进行人工分页或手动分页。例如希望新的章节在新的页面从头开始，就可以在上一章节的末尾插入一个分页符，其方法为先将插入点置于需要的位置，然后在“插入”下拉式菜单中选择“分隔符”，选择“分页符”单选按钮，再单击“确定”按钮即可。

　　(5)分栏

　　分栏常见于报纸、杂志等刊物，它使文档更易阅读，版面更美观。其操作步骤为：

　　① 选取“格式”下拉式菜单的“分栏”命令，出现如图13所示的“分栏”对话框。

　　② 在“预设”标题下选择分栏方式，如栏数不够，可在“栏数”微调框中输入所需的栏数;还可通过“分隔线”复选框选择是否使用分隔线将各栏隔开。

　　4、打印文档

　　在打印文档前，可以先预览文档的打印效果。只要是可打印区内的所有内容，都显示在预览窗口中，并可查看普通视图下无法显示的内容。

　　选取“文件”下拉式菜单中的“打印预览”命令，或单击工具栏上的“打印预览”按钮，将出现如图14所示的窗口。下面分别介绍窗口中的工具按钮。

　　(1) 打印：打印当前文档。

　　(2) 放大镜：单击需要放大显示的位置，该部分将按比例放大显示。

　　(3) 单页显示：可在页面视图中观察整个页面。

　　(4) 多页显示：可在页面视图中显示多个页面。

　　(5) 显示比例：在下拉式列表中选取文档扩大或缩小的比例。

　　(6) 全屏显示：隐藏除文档和工具栏以外的其它屏幕元素。

　　(7) 关闭：退出打印预览状态，返回文档。

　　单击“常用”工具栏上的“打印”按钮，可直接按系统设置的打印方式进行打印。如果用户希望自行设置打印方式，则在“文件”下拉式菜单中选取“打印”命令，或使用快捷键Ctrl+P，打开“打印”对话框，如图15所示。

（编辑：华图汪老师）