事业单位招聘文秘专业知识:值班工作内容

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　　值班工作是保证组织及时获得准确信息，进行正确决策，以及为了安全防范的需要而开展的日常性工作。它属于秘书部门的常规性工作。秘书值班工作除了包括本人轮值期间按要求做好具体工作外，还包括做好值班管理工作。

　　1.值班工作的主要任务

　　(1)安排值班人员。

　　①保证常设性值班室平时有固定人员值班，但节假日则安排各部门的工作人员轮流值班。

　　②一般单位的休假日值班基本上采取各部门工作人员轮流值班的办法。

　　③轮流值班人员的名单可由各部门提出，经秘书部门初步安排并与各相关部门协商后报领导审定。

　　④经领导审定的名单和时间安排绘制成表格印发各有关部门，通知到相关人员，并放置在值班室内醒目处。

　　(2)承办临时事项。

　　无论是常设性值班还是临时性值班，都需要承办领导指示和其他部门委托的临时事项，包括临时性会议通知、向有关单位转达领导的指示、催查领导指示落实情况、根据领导意图安排和落实接待任务、了解上级部门领导在本地区进行考察活动的情况等。

　　(3)接待临时来访人员。

　　①非正式上班期间，来访者一般先由值班人员负责接待。值班人员应根据来访者的意图，作出合理的安排和答复。

　　②凡符合规定接待手续的，值班人员应热情接待并尽量提供方便。

　　③对来反映情况、提出要求的来访者，能直接予以解决的，应按相关政策规定给予解决或解释。

　　④对于无权处理或不能解决的，应及时转交有关部门处理。

　　⑤对于直接找上级解决问题的来访者，应根据情况加以甄别和选择，或安排约见，或耐心解释、婉言谢绝。

　　(4)处理来电来函。

　　①日常工作的来电来函均由职能部门或秘书部门受理，而休息时间或节假日则往往由值班室代为收受。

　　②函电内容重要或紧急的，应立即报告有关领导或转告相关部门;而一般来电和来信的，则由值班人员负责记录和登记。值班人员一般不直接答复或表态，也不能随便拆信。

　　(5)处理突发事件。

　　值班人员在值班期间有时会遇到一些突发性的紧急情况，如生产事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾害等。值班人员此时应保持镇定，沉着、冷静地在可能的范围内适当采取临时应急措施加以处理，如及时向上司汇报请示，或就近组织人力物力抢险救灾，或向邻近的组织单位、部队求援，或保护好事故现场等。

　　(6)掌握领导日程安排及外出情况。

　　值班人员应对领导班子成员的日程安排及外出情况了如指掌，尤其是当班领导人的联系方式必须标明在值班表上，一旦出现紧急情况可以及时联络。

　　(7)协调安全保卫工作。

　　较小单位的休息时间和节假日值班，往往要同时兼顾安全保卫工作。有的大单位在休息日和节假日安排专门人员进行安全保卫值班，在这种情况下，负责总体安排值班的人员应当做好协调工作。

　　2.值班工作的要求

　　(1)认真负责。

　　由于值班工作担负着对内和对外联系、传递信息、应对紧急情况和窗口形象等重要作用，因此要求值班人员必须秉持高度认真、全面负责的态度做好每一项工作。

　　(2)热情待人。

　　因为值班人员经常需要负责接待来访、接听电话等，值班人员的言行举止代表着本单位的形象，所以值班人员应当待人热情、举止文明，给来访者和来电者留下良好的印象。

　　(3)遵守值班制度。

　　值班室是对外联系、传递信息的枢纽，是展示机关形象的窗口，因此，值班人员的精神状态、一言一行均关系到本机关的威信与形象，所以必须把值班工作纳入规范化管理的范畴，使得值班人员能够遵守制度，按章办事。这些制度主要包括下述几类：

　　①岗位责任制度。无论是固定值班人员还是轮流值班人员，都要明确岗位职责，坚守岗位，不得擅离职守，这是值班工作最基本的制度。在值班期间必须坚守岗位，尽职尽责，做到“人不离机(电话)”.如遇特殊情况需要离岗，应提前向主管负责人请假，以便安排临时替班人。接班人员如果迟到，上一班的工作人员应坚守岗位，并电话请示主管，任何情况下都不得擅离职守。

　　②交接班制度。值班人员交接班时一定要办理交接班手续，做到文电交接清楚、值班记录交接清楚、未办事项交接清楚。实行全天值班的，应实行当面交接班。实行白天值班或夜间值班的，可采取电话交接或书面交接(即把需要交接的事项写在交接书或值班日志上，由下一班值班人员处理)。

　　③请示报告制度。值班人员在工作中，应本着认真负责的精神，慎重处理问题。值班期间，遇到重要事项或者没有把握答复处理的事项，必须请示领导;重要信息应当及时向领导报告;紧急情况则可以边处理办报告。

　　④保密制度。当接到需要保密的来电来文来函时，值班工作人员应严格按照规定办理，不得疏忽，要绝对保证国家和本组织秘密的安全。

　　⑤安全防范制度。值班中要特别注意防火、防盗、防诈骗。对要害部位应定时检查巡视;对待陌生的来访者既要热情礼貌，又要保持警惕，防止上当受骗。

　　(4)做好值班记录。

　　值班记录是保存值班信息的重要载体，主要用于交接班，保证工作的连续性，确保将来有证可考。

　　①做好值班电话记录，主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容、来电号码、是否需要回电等。

　　②做好值班接待记录，主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法、来访时间等内容。

　　③做好值班日记，主要对外来的信函、电报、传真、电话及来客和员工反映的情况、值班巡视情况进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。

　　3.编制值班表

　　值班表是将某一时间段中已经确定的值班人员姓名清晰地记载和标明的表格，目的是提醒有关人员按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作的连续性。值班表一般由秘书部门负责具体编写，与有关门协商并报领导审定后执行。

　　编制值班表通常包括以下项目：①具体值班时间和值班期限;②值班人的姓名和值班地点;③负责人或带班人的姓名;④值班的工作内容和相关要求;⑤替班人的姓名和交接方法。

（编辑：华图汪老师）