事业单位招聘文秘专业知识:办公室概述

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　　(一)办公室的含义

　　办公室主要包含下述三种含义：(1)泛指一切办公场所，主要指管理人员或文职人员处理日常工作的主要场所。(2)专指特殊办公场所，主要指某一级职务领导人员或某一类职业人员的办公场所，如校长办公室、厂长办公室等;也可以指某种独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室等。(3)特指秘书机构，主要是党政机关、企事业单位内部的综合职能部门。在高级领导机关称为办公厅，如中共中央办公厅;在中级机关或基层单位称为办公室，如学院办公室等。本章所要论述的办公室是指第三种。

　　(二)办公室工作的特点

　　1.服务性

　　所谓服务性是指秘书人员在办公室中要为领导服务，同时也要为职能部门和人民群众服务。秘书人员通过自己的服务使领导者能够专心工作;为职能部门创造协调和高效的工作环境，确保组织系统的顺利运行;密切本单位与人民群众之间的联系。

　　2.分散性

　　办公室工作的内容是非常分散的，既有政务服务，又有事务管理，并且服务形式不一，服务手段各异。此外，由于工作性质和任务的不同，工作人员往往具有一定的独立性和流动性。这些都给统一管理和相互协调带来一定的困难。因此，办公室的工作具有分散性。

　　3.繁杂性

　　秘书人员要承担起办公室中的事务性工作，诸如值班接待、迎来送往、安排日程等，这些工作繁杂且琐碎，要求秘书人员能够做到耐心细致，认真负责，不怕麻烦。

　　4.灵活性

　　虽然办公室的许多工作比较程式化，但是这些工作的弹性较强，需要秘书人员机动灵活处理，在安排事务方面发挥更多的主观能动性，研究办公室工作的规律，变被动服务为主动服务，以此满足领导工作运转的需求。

　　5.专业性

　　由于办公室工作涉及文字、信息、协调、办公自动化等内容，因此这就要求秘书人员必须具备较高的专业知识和技能，不断扩大自己的知识面，仔细钻研业务，提高服务本领，以适应领导部门对办公室工作的需要。

　　(三)办公室的作用

　　1.指挥作用

　　办公室是领导进行决策和指挥的场所，因此，做好办公室的协调管理和相关服务至关重要。对此，秘书人员应该努力提高服务水平，营造良好的办公环境和办公条件，为领导顺利决策和指挥奠定基础。

　　2.枢纽作用

　　办公室是信息管理枢纽，所有的信息均在此汇总和整理，一切行动指令均从这里发出，而且各种日常事务也在这里处理。办公室工作的质量和效率，关系到整个机关、企事业单位的工作质量和效率。所以，办公室要充分发挥好自身的枢纽作用。

　　3.窗口形象作用

　　办公室既是机关和企事业单位的办公场所，同时也是对外联络和展示机关形象的窗口。从办公室人员的言行举止中可以折射出本单位的领导作风和工作效率。因此建立严格的办公室制度，树立良好的办公室人员形象，对机关和企事业单位的生存和发展至关重要。