2025年湖北省考4月29日上午【非市直、非省直岗】面试考题第三题

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　　3.镇政府计划举办某重点项目推介会，目前已完成人员通知、会场布置等筹备工作，且确定使用大会议室。然而，你临时接到通知，需召开一个紧急工作会议，同样要用到该大会议室。作为相关工作人员，你会如何协调处理?

　　【参考解析】

　　各位考官，作为负责协调的工作人员，面对突发的会议场地冲突，我需要迅速整合信息、调配资源，保障推介会有序进行和紧急工作会议顺利召开。我会按照以下步骤高处理：

　　第一，快速核实关键信息。针对紧急会议，我会迅速联系发起部门确认会议级别，比如是否涉及上级检查或者突发事件、参会人数、预计时长、设备需求等。

　　同时在推介会这边，核对已通知的参会人员规模，尤其是是否有外地嘉宾，还有推介会的议程环节、会场布置的具体情况、备用设备清单等。

　　第二，根据不同情况，制定优先级方案。如果紧急会议时间短，比如2小时内能结束，那么在请示领导之后，要与双方负责人协商将紧急会议提前至推介会开始前1小时举行，安排会务组快速翻台布置会场;如果时间上有重叠，考虑是否可以利用大会议室隔断分区同步举行，如屏风隔断，但需确保互不干扰。如果时段重叠且无法分割，那么需要协调镇礼堂、党校教室、周边社区服务中心等更大场地供推介会使用，保留原会议室给紧急会议。或者将紧急会议移至小会议室供统筹决策领导集中使用，其他联动部门的工作人员可以采用线上腾讯会议的方式参会。不管哪一种情况，我们都需要提前联系周边30分钟以内车程的酒店会议室作为备选。

　　第三，根据方案分头落实。首先需要跟领导说明情况，以书面的形式说明冲突情况、解决方案建议，附场地平面图或者备选场地照片，重点强调“重点项目推介会影响面”与“紧急会议必要性”的平衡点。同时对接推介会组的负责人，告知紧急会议情况，承诺“原定流程不受影响”，若需换场则提供接送引导、电子版材料等补偿措施。对接紧急会议组的负责人，则需明确如果使用原场地并提前开会时间，那么需要严格把控会议时长，避免影响到后续推介会的开始。

　　第四，做好会场的其他细节保障。如果是同在会议室召开，则需要设置不同颜色指引牌，如红色为紧急会议入口、蓝色为推介会签到处。在人员配置部分，将会务组分为“场地转移组”“设备保障组”“通知联络组”，分别负责备用会议室布置、检查网络及视频设备检测和通知参会者变更信息等事项。

　　第五，会后跟进与长效机制。如果推介会的时间或者地点发生了变动，则需要向推介会参会企业发送道歉信，并且在后续的招商服务中，给企业开通绿色通道或者定制服务。未来可以建立电子会议室预约系统，要求临时会议提前4小时审批，或者是制定方案，明确“重大活动”“紧急会议”的优先级标准，在后续发生同样事件时可供参考、有理可依。

　　通过以上步骤，相信既体现对重点项目筹备成果的尊重，又能解决突发紧急会议的选址难题。

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（编辑：华图喻老师）